Stressreduktion dank E-Mail-Regel

Vor einigen Tagen beklagte die Polizei eine Zunahme von Unfällen, weil Fussgänger mit ihren mobilen Telefonen beschäftigt waren und nicht auf den Verkehr achteten. Kürzlich beobachtete ich einen Mann, der beim Mittagessen mit Kolleginnen abwechselnd mit Handy und Laptop beschäftigt war; phasenweise ass er (wobei der Kellner die Hälfte der Speisen wieder abräumen musste) und gelegentlich
warf er einige Wortfetzen in die Konversation. Offenbar ist die dauernde Erreichbarkeit und die sofortige Beantwortung ein Teil der heutigen Kultur. Die jüngere Generation pflegt auf diese Weise ihre sozialen Beziehungen. Dasselbe gilt auch für den beruflichen Alltag. Hier verursacht dieselbe Kultur Einbussen in der Konzentrations- und der Leistungsfähigkeit und individuellen Stress. Ich empfehle deshalb für einmal eine zusätzliche Regel, um Hektik und Überforderung im Geschäft zu vermindern. Damit meine ich einige einfache, klare Weisungen, welche den Umgang mit E-Mails und SMS betreffen und vom Topmanagement vorgegeben werden:

1. Respekt und Anstand gelten auch im Mailverkehr.

2. Das persönliche Gespräch (Skype oder Telekonferenz) hat gegenüber Mails den Vorzug.

3. Stellvertretung regeln, damit in den Ferien nur 1x/Tag zu einer bestimmten Zeit das Mobiltelefon einzuschalten ist.

4. Antworten auf Mails/SMS innert 24 bis 48 Stunden.

5. Keine Meldungen nach 20 Uhr und an Wochenenden (ausser in Notfällen).

6. cc-Mails entweder löschen oder in einen entsprechenden Ordner überführen.

7. Werden durch eine Meldung Emotionen ausgelöst, dann darüber schlafen und die Antwort erst am nächsten Tag verschicken.

8. Während Meetings bleibt das Mobiltelefon ausgeschaltet.

Grundsätzlich gibt es in vielen Organisationen zu viele Regeln. Diese hier hat aber auf einer Seite A4 Platz und vereinfacht den Alltag jedes einzelnen. Und wenn die Regel von den Mitgliedern der Geschäftsleitung gelebt wird, kann sie zur Stressreduktion am Arbeitsplatz und zu mehr Innovation führen.

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